Consultazione di archivi


Consultazione di archivi di enti pubblici 

Al pari di quelli conservati negli Archivi di Stato, i documenti conservati negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonchè di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili.La consultabilità è regolata dagli artt. 122-126 del D.Lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio e successive modificazioni.

Per consultare gli archivi degli enti pubblici la richiesta va inoltrata esclusivamente all'ente proprietario in quanto, a partire dal D.Lgs. 490/1999, l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica non è prevista.

La competenza dellla Soprintendenza archivistica riguarda invece la concessione del parere in caso di consultazione di atti riservati.Infatti per scopi storici e documentati motivi di studio e di ricerca, il Ministro dell’Interno può autorizzare la consultazione dei documenti riservati anche prima che siano trascorsi i termini della non-consultabilità (vd infra). Per ottenere la relativa autorizzazione lo studioso deve inoltrare una richiesta alla Prefettura competente per territorio, che provvederà ad acquisire il parere del Soprintendente archivistico (art. 123 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, come modificato dall’art. 2, c. 1/d del D.Lgs. 26 marzo 2008, n. 62). 

Si ricorda che i documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.

I documenti considerati riservati, per i quali vige la non-consultabilità sono:

  • documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell'Interno d'intesa con il Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo (art. 125 del Codice). Questi documenti diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
  • documenti contenenti dati personali sensibili (idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacaleo dati di natura penale espressamente indicati nel D.P.R. n. 313/2002 e artt. 60 e 61 Codice Procedura Penale) che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
  • documenti contenenti dati personali cd. ultrasensibili (idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare),che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data; 

I documenti degli enti pubblici che, per evitare pericoli di dispersione o danneggiamento, vengono versati negli Archivi di Stato competenti per territorio prima dello scadere dei quarant'anni valido per considerare gli affari esauriti divengono liberamente consultabili solo allo scadere di tale periodo (art. 41, c.1 del Codice dei beni culturali e del paesaggio).

 

Consultazione di archivi privati

I proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, sia che conservino gli stessi archivi presso di sé, sia che li depositino negli Archivi di Stato o negli Archivi storici degli Enti pubblici o a questi li donino, li vendano, li lascino in legato, possono stabilire la non consultabilità dei documenti degli ultimi 70 anni, qualunque sia il loro contenuto. La disposizione non vale nei confronti dei depositanti, dei donanti e di qualsiasi altra persona da essi designata e per gli “aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto”.

Si ricorda, infine, che “qualora il titolare dei dati personali abbia esercitato i diritti a lui riconosciuti dalla normativa che ne disciplina il trattamento, i documenti degli archivi storici sono conservati e consultabili unitamente alla documentazione relativa all’esercizio degli stessi diritti. Su richiesta del titolare medesimo può essere disposto il blocco dei dati personaliche non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato”

 

 

Poiché il trattamento di dati personali a fini storici, di studio, di ricerca e di documentazione è riconosciuto come attività di rilevante interesse pubblico, non è obbligatorio richiedere il consenso degli interessati. Tuttavia, ai sensi degli artt. 126, comma 3 e 127, comma 3 del Codice dei Beni Culturali, gli studiosi che consultano archivi privati, anche non dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono attenersi alle norme del Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, adottato con  provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/9/2001 del 14 marzo 2001, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, serie generale, n. 8 del 5 aprile 2001.


MODALITA’ DI CONSULTAZIONE PRIVATI DICHIARATI DI INTERESSE STORICO PARTICOLARMENTE IMPORTANTE

Per gli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante lo studioso deve presentare una domanda alla Soprintendenza Archivistica utilizzando l'apposito modulo scaricabile qui o alla sezione MODULISTICA.

Gli studenti universitari devono allegare alla richiesta di consultazione una lettera di presentazione del professore che dirige la ricerca o la tesi di laurea. Per ricerche a scopo di pubblicazione è necessaria la lettera di presentazione  del coordinatore della ricerca o dell’editore che pubblicherà il volume o l’articolo.

Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione, l'Ufficio autorizza la stessa e ne dà comunicazione anche al proprietario dell’archivio. Date e orari per la consultazione possono essere concordati direttamente dallo studioso con il proprietario o tramite la Soprintendenza. Il proprietario può chiedere che la consultazione avvenga in presenza di un funzionario della Soprintendenza.

Per gli archivi della Chiesa cattolica o di altre confessioni religiose l’autorizzazione deve essere richiesta direttamente ai rispettivi responsabili (si ricordi che nelle diocesi cattoliche l’ufficio Cultura svolge di solito funzioni analoghe a quelle della  Soprintendenza archivistica nei confronti degli archivi delle parrocchie e di altri Enti ecclesiastici). L’intervento della Soprintendenza può essere richiesto in caso di difficoltà opposte alla consultazione.

 

CASI DI ESCLUSIONE DALLA CONSULTAZIONE

La consultazione degli archivi vigilati è negata a coloro che compaiono nell’elenco degli esclusi dalle sale di studio delle Biblioteche statali e degli Archivi di Stato a causa di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario. Inoltre, la consultazione può essere temporaneamente sospesa:

  • durante le operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento degli archivi;
  • per ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d’archivio;
  • per operazioni di salvataggio o restauro di documenti o di interi archivi;
  • per fondati motivi personali dei proprietari degli archivi privati